Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Telefon: +43 650 3705331
E-Mail: office@schachtel-helden.at

2. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Stand Ihrer Anfrage und des Auftrags verarbeiten wir insbesondere:

• Kontakt- und Stammdaten wie Name, Telefonnummer, E-Mail- und Rechnungsadresse,
• Terminwünsche, Abhol-, Ziel- und Zugangsdaten sowie berechnete Strecken und Fahrzeiten,
• Angaben zu Umzugsgut, Räumen, Möbeln, Zusatzleistungen, Entsorgung und Auftragsfaktoren,
• Kalkulations-, Angebots-, Einsatzplanungs-, Arbeitszeit- und Abrechnungsdaten,
• bereitgestellte Fotos, Vorschadendokumentationen sowie Abschlussdokumentation mit Beanstandungen und Unterschrift,
• technische Zugriffsdaten, soweit diese für Betrieb, Sicherheit und Missbrauchsschutz erforderlich sind.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Bearbeitung der Anfrage, Kontaktaufnahme, Besichtigung, Kalkulation und Angebotserstellung sowie zur Planung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung des Umzugs. Grundlage sind vorvertragliche Maßnahmen und die Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die technische Absicherung, die Verhinderung von Missbrauch sowie die Dokumentation zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen beruhen auf unseren berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Empfänger und Zugriffsberechtigungen

Zugriff erhalten nur jene berechtigten Mitarbeiter und eingesetzten Umzugsmitarbeiter, die die Daten für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Technische Dienstleister können Daten ausschließlich im notwendigen Umfang und im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeiten. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn sie für die Vertragserfüllung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder zur Wahrung berechtigter Interessen zulässig ist.

Wenn ein berechtigter Mitarbeiter die KI-Fotoerfassung verwendet, werden die ausgewählten Fotos zur Erkennung des Umzugsguts an die OpenAI-API übermittelt. Die erkannten Angaben werden vor der Speicherung durch MoveDesk geprüft; die KI legt keinen Angebotspreis fest. Ohne Verwendung dieser internen Funktion werden Fotos nicht zu diesem Zweck an OpenAI gesendet.

5. Hosting und technische Protokolldaten

MoveDesk wird auf einem von uns beziehungsweise in unserem Auftrag betriebenen Server bereitgestellt. Beim Aufruf können technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Browser und Betriebssystem verarbeitet werden, um einen sicheren und stabilen Betrieb zu gewährleisten. Eine Nutzung dieser Daten zu Werbe- oder Profilingzwecken findet in MoveDesk nicht statt. Protokolldaten werden nach einem Monat in ein komprimiertes Archiv verschoben und nach drei Monaten gelöscht.

6. Cloudflare Turnstile

Das öffentliche Anfrageformular verwendet Cloudflare Turnstile zur Erkennung automatisierter und missbräuchlicher Anfragen. Hierfür verarbeitet Cloudflare notwendige Browser-, Geräte- und Netzwerksignale. Die Inhalte der MoveDesk-Formularfelder werden nicht an Turnstile übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Anfrageformular gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Mapbox-Adresssuche und Routenberechnung

Für Adressvorschläge und Routenberechnungen verwenden wir Dienste von Mapbox. Eingegebene Adressen werden zur jeweiligen Suche oder Berechnung an Mapbox übermittelt. Die Geocodierung erfolgt ausschließlich temporär: Koordinaten und externe Geocoding-Kennungen werden nicht dauerhaft in MoveDesk gespeichert. Gespeichert werden die ausgewählten Adressen sowie die für die Auftragsplanung benötigten Strecken-, Zeit- und Routenergebnisse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Übermittlung in Drittländer

Cloudflare und Mapbox haben ihren Sitz in den USA. An beide Anbieter übermittelt MoveDesk nur anonymisierte Daten, die keinen Rückschluss auf Ihre Person zulassen: an Mapbox den Text einer Adresssuche und die Wegpunkte einer Routenberechnung, ohne Namen, Kontaktdaten oder Auftragsbezug, an Cloudflare ausschließlich das vom Turnstile-Widget erzeugte Prüf-Token. Unabhängig davon verbindet sich das Turnstile-Widget beim Laden des Anfrageformulars direkt aus Ihrem Browser mit Cloudflare (siehe Abschnitt 6). Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA gelangen, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter danach zertifiziert ist, und andernfalls auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Bei Nutzung der KI-Fotoerfassung gelangen die ausgewählten Fotos und gegebenenfalls im internen Chat eingegebene Auftragsangaben an OpenAI. Dabei können personenbezogene Daten und Bildinhalte verarbeitet werden. Die Übermittlung erfolgt nur für die konkrete Analyse oder Ergänzung der Anfrage. Einzelheiten zur Datenverarbeitung und zu etwaigen Drittlandübermittlungen richten sich nach der vertraglichen Vereinbarung mit dem Anbieter.

9. Kalender unserer Mitarbeitenden

Mitarbeitende, denen eine Besichtigung oder ein Umzug zugeteilt ist, können ihre Termine in einem Kalenderprogramm abonnieren. Ein Termin enthält Ihren Namen, Ihre Telefonnummer sowie Abhol- und Zieladresse. Nutzt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter dafür einen Kalenderdienst wie Google, Apple oder Microsoft, ruft dessen Server die Termine ab und speichert sie; diese Anbieter können ihren Sitz in den USA haben. Wir weisen unsere Mitarbeitenden vor dem Aktivieren des Abos darauf hin und stellen es nur für dienstliche Termine zur Verfügung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Termine der Durchführung Ihres Auftrags dienen.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie dies für Anfragebearbeitung, Vertragsdurchführung, Dokumentation und Abrechnung erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder eingeschränkt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, laufenden Rechtsansprüche oder sonstigen rechtmäßigen Gründe eine weitere Speicherung erfordern. Fotos abgeschlossener Umzüge werden im MoveDesk 180 Tage nach Abschluss aus dem Dateispeicher entfernt. Angebots- und Abschluss-PDF-Dateien werden ein Jahr nach Abschluss entfernt. Die zugehörigen Auftragsdaten und eine erfasste Unterschrift bleiben davon unberührt. Für nicht abgeschlossene Anfragen findet keine automatische Fotobereinigung statt.

Für die KI-Fotoerfassung noch nicht einem Auftrag zugeordnete Bilder werden nur vorübergehend auf dem MoveDesk-Server gehalten und spätestens nach 24 Stunden bereinigt. Nach der Übernahme gelten die normalen Fristen für Anfragefotos. MoveDesk fordert die OpenAI-API ohne dauerhafte Speicherung des API-Ergebnisses beim Anbieter an; davon unberührt können dort Sicherheitsprotokolle nach den Bedingungen des Anbieters anfallen.

Anfragen, Angebote und Aufträge werden samt allen zugehörigen Daten, Dateien und Unterschriften sieben Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie zuletzt bearbeitet wurden, vollständig gelöscht. Das entspricht der Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen nach § 132 BAO.

Zur Datensicherung erstellt unser Hosting-Anbieter täglich eine Sicherungskopie des Servers in Europa. Gelöschte Daten können darin noch bis zu zehn Tage enthalten sein und werden danach überschrieben.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Anfragen richten Sie bitte an die oben angegebene E-Mail-Adresse.

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, beschweren. Weitere Informationen finden Sie unter www.dsb.gv.at.

13. Datensicherheit und Aktualität

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Verarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern.

Stand: 23. September 2026 · Version: 2026-09-23